El impacto de la automatización con BPM en la optimización de los procesos de reclutamiento
El mercado laboral actual hace que sea difícil para las organizaciones atraer y contratar a los mejores talentos. Según Shortlister, el 86 % de los reclutadores cree que esto se debe a que los candidatos tienen toda la ventaja.
Incluso cuando encuentras buenos candidatos, el proceso de reclutamiento puede ser complejo, largo y propenso a ineficiencias, lo que provoca un tiempo de contratación prolongado, una mala experiencia para los candidatos y posibles riesgos de cumplimiento. Los departamentos de Recursos Humanos (RRHH) suelen tener dificultades para gestionar eficazmente los múltiples flujos de trabajo que implican la búsqueda, evaluación, entrevistas y la incorporación de candidatos.
Afortunadamente, los avances tecnológicos han allanado el camino para soluciones innovadoras que simplifican y optimizan los procesos de reclutamiento. Una de estas soluciones es la automatización de procesos con la Gestión de Procesos de Negocio (BPM). Este artículo explora el impacto del BPM en la revolución de la adquisición de talento y analiza algunas estrategias para ayudarte a aprovechar BPM y hacer que tu adquisición de talento sea más eficaz.
¿Qué es el BPM y por qué es importante en la adquisición de talento?
El BPM es un enfoque disciplinado para identificar, diseñar, ejecutar, monitorear y optimizar los procesos de negocio importantes. Este enfoque ayuda a comprender en profundidad las operaciones de tu organización y encontrar formas de hacerlas más eficientes y efectivas.
Una plataforma de automatización de procesos basada en BPM puede utilizarse tanto para mejorar la forma en que se realizan tareas individuales, como - aún más crítico - para mejorar el flujo global de actividades que impulsan tus operaciones. En general, el uso de una plataforma de automatización BPM ayuda a agilizar las operaciones, reducir costos, mejorar la calidad y aumentar la satisfacción del cliente.
BPM puede revolucionar la adquisición de talento al aportar estructura y eficiencia al proceso de reclutamiento. Integrar una plataforma de automatización de procesos en la adquisición de talento ofrece la oportunidad de utilizar información basada en datos y automatización para optimizar todo el ciclo de reclutamiento, desde la publicación de ofertas de empleo y el seguimiento de postulantes hasta la programación de entrevistas y la incorporación.
Automatizar procesos en la plataforma basada en BPM permite a una organización responder rápidamente a las necesidades de talento, mejorar la experiencia de los candidatos desde el primer contacto y tomar mejores decisiones de contratación basadas en un análisis exhaustivo de datos. A medida que la adquisición de talento se vuelve más compleja, incorporar tecnologías BPM para la gestión de procesos puede ayudar a las empresas a mantenerse competitivas, permitiendo una toma de decisiones más ágil e informada en sus estrategias de reclutamiento.
Una plataforma BPM también puede ayudar en tareas menos evidentes relacionadas con el proceso pero que no lo afectan de inmediato. Por ejemplo, puedes sincronizar informes de pruebas de penetración con fines de seguridad al prepararte para lanzar tu propia plataforma interna y establecer una clara sucesión de pasos cuando cambias responsabilidades de los empleados.
Cómo optimizar el proceso de reclutamiento con BPM
Optimizar el proceso de reclutamiento con BPM implica un enfoque estructurado para hacer que la contratación sea más ágil y eficiente.
Aquí tienes un desglose de las etapas:
Paso 1: Concepción/Diseño
Este paso trata de entender qué necesitas y establecer un marco estructurado para el proceso de reclutamiento, sentando las bases del ciclo completo de contratación. Es como trazar un plano donde cada parte del ciclo de reclutamiento se define claramente. Identificas todos los pasos que la empresa debe seguir: definir los roles a contratar; cómo se recluta; la evaluación de candidatos; tomar una decisión y extender una oferta; y luego integrar al nuevo empleado para que sea productivo en el menor tiempo posible. Estos procesos probablemente ya existen, y ordenarlos e identificar dónde se conectan entre sí es útil para el siguiente paso.
Paso 2: Modelado
A continuación, puedes crear una visualización de tu proceso de reclutamiento utilizando BPMN2. Esto implica detallar cada paso del proceso, desde la publicación de ofertas de trabajo hasta la incorporación, y cómo se conectan estos pasos, usando el estudio de modelado de la plataforma de automatización BPM. Esta herramienta de visualización se parece mucho a un diagrama de flujo, ¡con el que probablemente la mayoría de tu equipo ya esté familiarizado!
El modelado del proceso en BPMN facilita la comprensión de todos los involucrados - en RRHH, en IT y en los departamentos que necesitan que RRHH encuentre y contrate talentos - sobre sus roles y responsabilidades, garantizando una mejor comunicación y alineación entre los equipos.
Paso 3: Automatización y ejecución
La ventaja del BPMN es que el modelo visual crea un código ejecutable, por lo que, una vez que todos han acordado sus flujos de trabajo, tu equipo de IT puede poner en marcha el proceso de reclutamiento en forma de aplicaciones. Publicar ofertas de empleo, filtrar candidatos, realizar entrevistas y finalmente contratar a los mejores candidatos: todo se automatiza donde el software puede hacer el trabajo y se presenta para la acción humana a través de interfaces de usuario cuando un candidato o empleado tiene que realizar una acción. La ejecución es donde la eficiencia de las etapas de diseño y modelado se emplea para atraer, identificar, contratar e incorporar al mejor talento de la manera más eficaz posible.
Con una plataforma BPM, también hay oportunidades para una integración completa con los sistemas de información de tu empresa, haciendo que el reclutamiento y la retención de talento sean aún más eficientes. Estas integraciones pueden conectar todas las plataformas específicas de RRHH que ya usas (para gestionar evaluaciones de rendimiento, solicitudes de vacaciones, organigramas, etc.), de modo que no tengas que reemplazar lo que ya tienes. Una plataforma BPM puede actuar como un orquestador con conexiones bidireccionales a otros sistemas para una experiencia fluida de principio a fin usando datos que de otro modo estarían aislados en plataformas y aplicaciones separadas.
Paso 4: Monitoreo y análisis
Una vez que el proceso de reclutamiento está en marcha, el monitoreo te indica qué ocurre en tus procesos. Seguir la efectividad de tus procesos, identificar cuellos de botella y comprender áreas de mejora analizando los datos de la plataforma BPM ayuda a ver cuánto tiempo toma cada paso, cuánto tarda el proceso completo, dónde hay "fallas" (como los retiros de candidatos, por ejemplo). También puedes analizar datos del lado humano, como la tasa de éxito general de las contrataciones.
El monitoreo de procesos y el análisis de datos te permiten refinar continuamente tus procesos de reclutamiento, ajustándolos según el rendimiento real.
Paso 5: Optimización
Cuando identificas problemas en los procesos de RRHH, puedes mejorar aún más haciendo cambios para eliminar o reducir esos cuellos de botella, reasignar recursos, o incluso modificar el proceso. La mejora continua se hace posible cuando tienes monitoreo para observar y datos para analizar en el nivel de tarea individual, cada flujo de trabajo y el proceso completo de principio a fin.
Aprovechando el BPM para afrontar los desafíos del reclutamiento
El uso de la automatización BPM puede ser un cambio radical en el proceso de contratación. Aquí algunas formas en las que la automatización de procesos puede ayudar a optimizar el reclutamiento:
Fortalecimiento de la marca empleadora
Mejora la marca empleadora asegurando una comunicación y estrategias de compromiso consistentes en varias plataformas, integrándolas con una plataforma BPM. Las organizaciones pueden atraer un mayor número de candidatos calificados diseñando y ejecutando campañas de marca empleadora específicas.
El BPM permite monitorear y analizar el rendimiento de estas campañas, permitiendo a los reclutadores ajustar estrategias para lograr el máximo impacto.
Mejor gestión de candidatos
Las herramientas BPM ofrecen capacidades avanzadas para gestionar candidatos de manera más eficaz. Esto incluye el seguimiento automatizado de candidatos en todas las etapas del proceso de reclutamiento, desde la solicitud inicial, pasando por las entrevistas, hasta la decisión final.
Al definir y modelar estos procesos dentro de un marco, las empresas pueden asegurarse de que ningún candidato se pase por alto y que la comunicación sea consistente y oportuna.
Ejecución eficiente del proceso
La eficiencia en la ejecución mejora significativamente con la automatización de procesos: automatizar tareas repetitivas como la revisión de CVs, los correos electrónicos y la programación de entrevistas no solo acelera el proceso de reclutamiento, sino que también permite al equipo de contratación centrarse en tareas más estratégicas, como el compromiso y la selección de candidatos.
Monitoreo y optimización efectivos
Con las herramientas BPM, cada aspecto del proceso de reclutamiento puede ser monitoreado en tiempo real, permitiendo la identificación inmediata de cuellos de botella o ineficiencias.
Analiza los datos recopilados mediante las actividades de monitoreo para tomar decisiones informadas sobre mejoras en los procesos: acelerar ciertos pasos, mejorar la comunicación con candidatos o mejorar la calidad de las contrataciones.
Estrategias para usar la automatización de procesos BPM y crear un proceso de reclutamiento más amigable para el candidato
Puedes implementar varias estrategias para mejorar la experiencia de los candidatos, optimizar el proceso de reclutamiento y asegurar una comunicación y compromiso efectivos. Aquí algunos consejos:
- Conecta tu formulario de solicitud a tu base de datos a través de un proceso BPM para asegurar que los datos relevantes sean accesibles y fáciles de consultar durante el proceso.
- Utiliza los procesos BPM para garantizar que todos los datos recopilados por RRHH cumplan con las normativas GDPR.
- Mantén una comunicación sólida con los candidatos en todas las etapas del proceso de contratación. Esto incluye enviar actualizaciones periódicas y responder rápidamente a las preguntas de los candidatos.
- Usa correos electrónicos automatizados, activados en el proceso, para confirmar aplicaciones y mantener informados a los candidatos sobre su estado.
- Proporciona instrucciones detalladas a los candidatos y empleados involucrados en el proceso de selección en cada una de las etapas adecuadas.
- Introduce una experiencia de onboarding digital integrada y fluida para los nuevos contratados.
- Implementa IA en tus procesos BPM para acelerar el filtrado, mejorar la calidad de la selección al enfocarse en habilidades y calificaciones, y asegurar una supervisión humana para evitar sesgos.
Conclusión
Atraer y retener a los mejores talentos requiere un proceso de reclutamiento ágil, eficiente y centrado en el candidato. BPM es una herramienta poderosa para revolucionar los procesos de reclutamiento modernos: automatizar, seguir y documentar las muchas acciones de las que RRHH es responsable.
A medida que la demanda de profesionales cualificados sigue aumentando, las organizaciones que adopten la automatización de procesos con BPM para sus procesos de contratación ganarán una ventaja significativa.
Entonces, ¿qué estás esperando? El momento de adoptar BPM para la adquisición de talento es ahora.
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